Notes privées et documents associés à un client (CRM)

Le module CRM clients de Lightyshare (réservé aux abonnés Plus et Max) ne se limite pas à un annuaire : chaque fiche client comporte deux espaces particulièrement utiles au quotidien, les notes privées et les documents associés. Voici comment les exploiter.

Notes privées : ta mémoire commerciale

Sur chaque fiche client, l'onglet Notes te permet de consigner librement tout ce qui concerne ce locataire. Le format est texte libre, la sauvegarde est automatique : tu écris, tu fermes, c'est conservé.

Quelques exemples concrets de ce que tu peux y noter :

  • « À recontacter en septembre pour son tournage récurrent »
  • « Préfère la livraison le matin, code immeuble 1234B »
  • « Client VIP, accorder une remise de 10 % sur les locations longues »
  • « Litige passé sur batterie V-Mount – exiger état des lieux contradictoire »

Visibilité : ces notes sont strictement privées. Le locataire concerné ne les voit jamais, ni dans son espace, ni dans aucun email automatique. Elles ne sortent pas de ton compte propriétaire.

Documents associés : ton archivage centralisé

L'onglet Documents de la fiche client regroupe automatiquement :

  • la liste des contrats signés (PDF), avec date de signature ;
  • la liste des factures émises par Lightyshare pour ce client (PDF).

Chaque document est téléchargeable directement via un lien, et l'ensemble est filtrable par date ou par type (contrat / facture). Tu retrouves ainsi en deux clics tout l'historique contractuel et comptable d'un client donné – particulièrement pratique au moment des bilans, des relances ou d'un contrôle.

Bonnes pratiques

  • Garde tes notes brèves et factuelles. Une bonne note, c'est une info actionnable, pas un roman.
  • Évite les données sensibles inutiles. Au regard du RGPD, tu es responsable de traitement sur ces notes : ne consigne pas d'informations sur la santé, les opinions ou la situation familiale du client si ce n'est pas indispensable à ta relation commerciale.
  • Privilégie des notes orientées logistique, préférences, vigilance opérationnelle.

Pour aller plus loin

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